В офисах, учреждениях и небольших компаниях регулярно накапливаются документы, которые нельзя просто выбросить в корзину. Черновики, старые договоры, бухгалтерские бумаги, копии документов и внутренние отчеты могут содержать персональные или коммерческие сведения. Для их безопасного уничтожения используют шредеры – устройства, которые измельчают бумагу на полосы или мелкие фрагменты.
При выборе такой техники крайне важно понимать, что такое уровень секретности в шредере. Этот параметр показывает, насколько мелко устройство разрезает документ и насколько сложно восстановить содержащуюся в нем информацию. Для обычных рабочих бумаг достаточно базовых моделей, а для бухгалтерской, кадровой и конфиденциальной документации требуется более высокая степень измельчения.
Уничтожитель документов представляет собой электрическое устройство с режущим механизмом и емкостью для отходов. Бумага поступает в приемную щель, после чего ножи превращают ее в длинные полосы либо небольшие части. Чем мельче результат, тем сложнее собрать исходный лист и восстановить текст, реквизиты, подписи, персональные сведения или коммерческую информацию.
Функция такой техники не ограничивается уменьшением объема макулатуры. В организации постоянно появляются старые счета, копии договоров, списки сотрудников, распечатки банковских операций, черновики отчетов, внутренние распоряжения. Сами бумаги могут потерять рабочую ценность, но содержащиеся в них сведения нередко остаются конфиденциальными.
В зависимости от конструкции аппарат способен выполнять разные задачи:
Важен и способ резки. При продольной бумага превращается в длинные полосы, которые сравнительно легко сопоставить между собой. Перекрестный механизм режет лист в двух направлениях, поэтому частей получается значительно больше. Для документации с персональными, финансовыми и коммерческими сведениями второй вариант обычно практичнее.
Купить уничтожитель документов
Ранее для уничтожителей использовался стандарт DIN 32757 с пятью основными степенями защиты. В 2012 году появился DIN 66399, расширивший классификацию. Для бумажных носителей предусмотрено семь уровней с обозначением P – от P-1 до P-7.
Цифра после P при этом не является показателем общего качества аппарата. Очень мелкая резка создает повышенную нагрузку на ножевой блок, из-за чего производительность техники высокого класса может быть ниже. Для обычной организации приобретение P-7 вместо P-4 не всегда принесет практическую пользу.
Начинать нужно с анализа самих документов, а не со сравнения стоимости или внешнего вида техники. Требования к уничтожению рекламных распечаток и кадровых документов существенно различаются. Если оборудование приобретается для нескольких отделов, полезно заранее определить, с какими сведениями работает каждый из них.
При подборе учитывают:
Такой принцип помогает не впадать в крайности. Слишком низкий класс оставляет крупные части документа и снижает уровень защиты. Чрезмерно высокий способен увеличить расходы и замедлить работу, хотя столь мелкая резка для конкретных бумаг не требуется.
P-1 и P-2 подходят для уничтожения материалов без чувствительных сведений: общих объявлений, устаревших памяток, инструкций и безопасных черновиков. Аппараты с продольной резкой обычно отличаются хорошей производительностью, поскольку режущему механизму не приходится превращать лист в сотни мелких частиц.
Например, BRAUBERG S6-S относится к первому уровню и режет бумагу полосами шириной 8 мм. Brauberg S18-S имеет второй класс и рассчитан на загрузку до 18 листов, а S22-S принимает до 22 листов за один проход. Такое оборудование удобно при большом количестве обычной макулатуры, но для бухгалтерских или кадровых документов степень защиты уже недостаточна.
Для коммерческих компаний чаще представляют интерес P-3, P-4 и P-5. Первый подходит для части рабочей документации. Следующий используется там, где встречаются персональные и коммерческие данные. Пятый выбирают организации, регулярно уничтожающие особенно важные внутренние материалы.
Если необходимо определить, какой шредер лучше купить для офиса, вначале оценивается характер бумаг, а затем производительность аппарата. Для обычной внутренней документации может хватить P-3. Счета, налоговые материалы, банковские выписки, персональные сведения сотрудников и коммерческие документы разумнее уничтожать на уровне P-4. Для закрытой аналитики, исследований или стратегических планов может потребоваться P-5.
Даже внутри одного класса характеристики заметно различаются. Brauberg S8 уровня P-4 формирует части 4×18 мм и принимает до 8 листов. Professional CM-1522x рассчитан уже на 15 листов с резкой 4×40 мм, а Professional PS-2542x – на 25 листов и имеет корзину объемом 42 литра. По степени защиты модели относятся к одной категории, но рассчитаны на разную интенсивность эксплуатации.
Если документации много, полезна автоматическая подача. Например, Brauberg Auto OF-50X уровня P-4 позволяет автоматически перерабатывать до 50 листов. В категории P-5 представлены Auto 150M и Professional Auto CM-150m с автоподачей. Сотруднику не требуется постоянно стоять рядом с аппаратом и отправлять в приемник небольшие пачки вручную.
Вопрос, как выбрать офисный шредер для бумаги, нельзя решать только по обозначению P. Важны разовая загрузка, время непрерывной работы, вместимость и способ подачи документов. Компактный аппарат удобен для одного рабочего места, но при использовании целым отделом он может быстро стать причиной очередей возле корзины с бумагами.
P-6 и P-7 применяются там, где возможность восстановления бумаги требуется свести к минимуму. Это специализированная техника для секретной документации и материалов, к защите которых предъявляются особо жесткие требования. Для стандартной офисной переписки столь высокая степень измельчения избыточна.
Показательный пример – Brauberg Professional PS-623n уровня P-7. Аппарат формирует части размером 1×2 мм и принимает до 6 листов. Здесь хорошо видна особенность высокозащищенной техники: приоритет отдается размеру частиц, а не максимальной загрузке.
Помимо класса необходимо учитывать вместимость. Корзины на 12-20 литров часто хватает одному или нескольким сотрудникам, тогда как для общего отдела практичнее емкость на 30-42 литра. Отдельно проверяется возможность переработки скоб, карт и дисков. Даже высокий класс защиты сам по себе не означает, что режущий механизм рассчитан на любые материалы.
Классификация DIN 66399 помогает сопоставить размер получаемых фрагментов с характером информации. Для бумажных документов используется категория P.
Фактическая резка конкретной модели может быть мельче предельного значения стандарта. К примеру, уничтожители с частицами 4×18 и 4×40 мм относятся к P-4, хотя первый режет лист заметно мельче. По этой причине при сравнении техники следует смотреть и на класс DIN 66399, и на указанный производителем размер частицы.
Производительность оценивается отдельно. Если бухгалтерия каждый день избавляется от сотен листов, небольшой аппарат высокого класса способен оказаться неудобным из-за малой загрузки и необходимости делать паузы. При небольшом документообороте, напротив, крупная корзина и возможность обрабатывать десятки страниц одновременно могут остаться невостребованными.
Стоит обращать внимание и на режим работы. Для периодического использования подойдет относительно простая модель. В отделе, где документы уничтожаются постоянно, большее значение имеют ресурс механизма, защита от перегрева, объем корзины и удобство освобождения контейнера. При размещении рядом с рабочими местами учитывается уровень шума.
Если компания оснащает несколько кабинетов, филиалов или подразделений, уничтожители удобно приобретать оптом или мелким оптом. При этом необязательно закупать одинаковую технику для всех помещений. Кадровому и бухгалтерскому отделам могут потребоваться модели P-4 или P-5, приемной – аппарат более простого класса, а подразделению с закрытыми материалами – техника повышенной секретности.
Подобный принцип полезен для ИП, небольших предприятий и организаций с несколькими рабочими зонами. Сначала оценивается реальная нагрузка каждого участка, после чего подбирается нужная производительность. Это позволяет не переплачивать за мощный аппарат там, где уничтожается несколько листов в день, и не ставить малопроизводительное оборудование в отдел с постоянным потоком бумаги.